Τα περισσότερα μεσιτικά γραφεία στην Κύπρο παίρνουν μεγάλο μέρος των αιτημάτων από αγοραστές και ενοικιαστές μέσα από πύλες ακινήτων όπως το Bazaraki. Ο ίδιος άνθρωπος συχνά επικοινωνεί με πολλά γραφεία για παρόμοια ακίνητα το ίδιο βράδυ. Το γραφείο που απαντά πρώτο — και απαντά σωστά — συνήθως παίρνει το τηλεφώνημα και την υπόδειξη.

Ακολουθεί μια απλή ρουτίνα που μπορεί να εφαρμόσει κάθε γραφείο, όποιο λογισμικό κι αν χρησιμοποιεί.

1. Όλα τα αιτήματα σε ένα σημείο

Τα αιτήματα από πύλες έρχονται με email, τηλέφωνο, μηνύματα και WhatsApp. Όταν καταλήγουν σε πέντε προσωπικά εισερχόμενα, κάποια απαντιούνται δύο φορές και κάποια ποτέ. Αποφασίστε ένα σημείο όπου καταγράφεται κάθε αίτημα, με ημερομηνία, ώρα και το ακίνητο που αφορά.

2. Ορίστε ποιος απαντά — πριν έρθει το αίτημα

Το «όποιος το δει πρώτος» σημαίνει κανένας τις δύσκολες μέρες. Συμφωνήστε απλούς κανόνες:

  • Ένα αίτημα για ένα ακίνητο πηγαίνει στον σύμβουλο που το χειρίζεται.
  • Ένας γνωστός πελάτης πηγαίνει στον δικό του σύμβουλο.
  • Όλα τα υπόλοιπα στον σύμβουλο βάρδιας ή εκ περιτροπής.

Γράψτε τους κανόνες και εφαρμόστε τους πάντα, και τα βράδια και τα Σαββατοκύριακα.

3. Απαντήστε σε λεπτά, όχι σε ώρες

Η ταχύτητα μετράει περισσότερο από την τέλεια απάντηση. Ένα σύντομο, προσωπικό μήνυμα αρκεί για αρχή:

Καλησπέρα κυρία Μαρία, ευχαριστούμε για το ενδιαφέρον σας για το διαμέρισμα δύο υπνοδωματίων στη Γερμασόγεια. Είναι ακόμη διαθέσιμο. Πότε θα σας βόλευε ένα σύντομο τηλεφώνημα σήμερα;

Μετά τηλεφωνήστε. Ένα τηλεφώνημα φέρνει πολύ καλύτερα αποτελέσματα από μια μακριά αλληλογραφία.

4. Κάντε τις σωστές ερωτήσεις στο πρώτο τηλεφώνημα

Σε πέντε λεπτά μάθετε:

  • Αγορά ή ενοικίαση και τον προϋπολογισμό.
  • Περιοχές που εξετάζουν — συχνά ευρύτερες από το ένα ακίνητο που είδαν.
  • Χρονοδιάγραμμα: μετακομίζουν τον επόμενο μήνα ή απλώς ψάχνουν;
  • Χρηματοδότηση: μετρητά, έγκριση δανείου ή πρώτα πώληση άλλου ακινήτου.
  • Απαραίτητα: υπνοδωμάτια, στάθμευση, πισίνα, τίτλος ιδιοκτησίας, κατοικίδια.

Καταγράψτε τις απαντήσεις ως ζήτηση, όχι ως ελεύθερο κείμενο. Έτσι μπορείτε αργότερα να στείλετε τα σωστά ακίνητα.

5. Προτείνετε εναλλακτικές την ίδια μέρα

Το ακίνητο που ρώτησαν μπορεί να μην είναι αυτό που θα αγοράσουν. Στείλτε την ίδια μέρα δύο-τρία παρόμοια ακίνητα, με φωτογραφίες και σύνδεσμο που ανοίγει στο κινητό. Μετά προτείνετε ώρες για υπόδειξη.

6. Παρακολουθήστε — ευγενικά και όχι επ' αόριστον

Πολλοί δεν απαντούν στο πρώτο μήνυμα. Σχεδιάστε μια σύντομη σειρά: δεύτερο μήνυμα μετά από μία-δύο μέρες, τηλεφώνημα λίγες μέρες αργότερα, ένα τελευταίο χρήσιμο μήνυμα μετά από μια εβδομάδα. Σταματήστε μόλις απαντήσουν — κανείς δεν θέλει αυτόματο μήνυμα αφού έχει ήδη μιλήσει μαζί σας.

7. Μετρήστε το

Μία φορά τον μήνα δείτε τρεις αριθμούς ανά σύμβουλο και ανά πηγή: πόσα αιτήματα ήρθαν, πόσο γρήγορα πήγε η πρώτη απάντηση και πόσα έγιναν υποδείξεις. Αν μια πύλη φέρνει πολλά αιτήματα αλλά λίγες υποδείξεις, θα το δείτε — και μπορείτε να το συγκρίνετε με το κόστος της.

Συνηθισμένα λάθη που καλό είναι να αποφεύγετε

  • Έτοιμες απαντήσεις που αγνοούν τι ρώτησε ο πελάτης. Αναφέρετε το ακίνητο και μια λεπτομέρεια από το μήνυμά του.
  • Απάντηση μόνο με email. Αν άφησε τηλέφωνο, καλέστε ή στείλτε και μήνυμα στο WhatsApp.
  • Επιμονή σε ένα ακίνητο. Ρωτήστε τι χρειάζεται πριν προτείνετε· η καλύτερη αντιστοίχιση είναι συχνά άλλο ακίνητο.
  • Χαμένη επαφή μετά την υπόδειξη. Σημειώστε τι του άρεσε και τι όχι, και χρησιμοποιήστε το στα επόμενα ακίνητα που θα στείλετε.

Πώς βοηθά το Estate CRM

Στο Estate CRM κάθε γραφείο έχει δική του διεύθυνση email για τα αιτήματα των πυλών: προωθήστε σε αυτή τα email από Bazaraki και άλλες πύλες και το καθένα γίνεται νέος πελάτης με εργασία απάντησης, που ανατίθεται σύμφωνα με τους κανόνες σας — στον σύμβουλο του ακινήτου, στον σύμβουλο του πελάτη, ανά πηγή, γλώσσα ή εκ περιτροπής. Η αυτόματη παρακολούθηση στέλνει το επόμενο μήνυμα ή δημιουργεί την επόμενη εργασία κλήσης και σταματά μόνη της μόλις απαντήσει η ομάδα σας. Οι αναφορές δείχνουν χρόνους απάντησης και κόστος ανά νέο πελάτη για κάθε πηγή.

Η ρουτίνα μετράει περισσότερο από το εργαλείο. Όμως ένα εργαλείο που την κάνει αυτόματη είναι αυτό που την κρατά ζωντανή ένα πολυάσχολο Σάββατο.

Σχετικοί οδηγοί: Αιτήματα πυλών με email · Ανάθεση αιτημάτων · Αυτόματη παρακολούθηση