Σχεδόν κάθε γραφείο ξεκινά με τον ίδιο τρόπο. Ένα υπολογιστικό φύλλο για τα ακίνητα, άλλο ένα για τους αγοραστές, ένας κοινός φάκελος με φωτογραφίες και κινητά γεμάτα συνομιλίες στο WhatsApp. Για μια μικρή ομάδα μοιάζει γρήγορο και δωρεάν. Το κόστος υπάρχει, απλώς δεν εμφανίζεται ποτέ σε κάποιο τιμολόγιο.

Τι κοστίζουν στην πράξη τα φύλλα και η μνήμη

Αγοραστές που χάνονται. Ένας αγοραστής ζητά διαμέρισμα τριών υπνοδωματίων έως €420.000. Τρεις εβδομάδες αργότερα μπαίνει ένα ιδανικό, αλλά ο σύμβουλος που πήρε το τηλεφώνημα είναι σε άδεια και κανείς άλλος δεν το ξέρει. Ο αγοραστής το βρίσκει μέσα από άλλο γραφείο.

Διπλή δουλειά. Το ίδιο ακίνητο γράφεται στο υπολογιστικό φύλλο, στην ιστοσελίδα και σε ένα πρότυπο φυλλαδίου. Η τιμή αλλάζει και ενημερώνονται μόνο τα δύο από τα τρία. Δύο σύμβουλοι καλούν τον ίδιο πωλητή την ίδια εβδομάδα, χωρίς να ξέρει ο ένας για τον άλλον.

Γνώση που φεύγει μαζί με τους ανθρώπους. Όταν ένας σύμβουλος αποχωρεί, οι συνομιλίες του, οι σημειώσεις του και μεγάλο μέρος από το ιστορικό των πελατών του φεύγουν μαζί του. Ο επόμενος ξεκινά από το μηδέν με έναν πελάτη που περιμένει να τον θυμούνται.

Διαφωνίες χωρίς αποδείξεις. Ένας πελάτης στον οποίο δείξατε ένα ακίνητο το αγοράζει αργότερα απευθείας, ή δύο σύμβουλοι διεκδικούν την ίδια πώληση. Χωρίς καταγραφή για το ποιος γνώρισε τι σε ποιον και ποιος έκανε τι, είναι ο λόγος του ενός απέναντι στον λόγο του άλλου.

Σε όλες αυτές τις παγίδες πέφτουν και οι καλύτεροι σύμβουλοι. Η σύνδεση ανάμεσα σε ξεχωριστά εργαλεία εξαρτάται από το αν θα θυμηθεί κάποιος, και όλοι έχουν πολλή δουλειά.

Τι αλλάζει με ένα σύστημα

Στο EstateCRM κάθε ακίνητο, επαφή, ζήτηση, υπόδειξη και συμφωνία βρίσκεται σε έναν κοινό χώρο εργασίας. Το ιστορικό κάθε πελάτη και κάθε ακινήτου καταγράφει κάθε κλήση, μήνυμα, email, υπόδειξη και σημείωση, από οποιονδήποτε στην ομάδα. Οι αλλαγές σε ακίνητα, επαφές και ζητήσεις καταγράφονται με την παλιά και τη νέα τιμή, ποιος τις έκανε και πότε.

Αυτό απαντά σε καθένα από τα παραπάνω:

  • τα νέα ακίνητα αντιστοιχίζονται αυτόματα με τις ζητήσεις όλων των αγοραστών, οπότε ο σωστός αγοραστής βρίσκεται όποιος κι αν λείπει σε άδεια
  • η τιμή αλλάζει μία φορά και την ακολουθούν φυλλάδια, σελίδες κοινοποίησης, η ιστοσελίδα σας και τα feeds
  • όταν κάποιος φεύγει, απενεργοποιείτε τον λογαριασμό του και τα ακίνητα, οι επαφές και το ιστορικό του μένουν στο γραφείο
  • ο πελάτης μπορεί να υπογράψει στο κινητό σας ένα έντυπο υπόδειξης με τα ακίνητα που του δείξατε, και κάθε συμφωνία καταγράφει πώς μοιράζεται η προμήθεια ανάμεσα στους συμβούλους

Η μετάβαση, βήμα βήμα

Η αλλαγή συστήματος ακούγεται μεγάλο έργο. Στην πράξη είναι μερικά συγκεκριμένα βήματα.

  1. Ρυθμίστε το γραφείο. Προσθέστε όνομα, λογότυπο, χρώμα και στοιχεία επικοινωνίας στις Ρυθμίσεις γραφείου. Εμφανίζονται σε κάθε φυλλάδιο, σελίδα κοινοποίησης και email προς πελάτες.
  2. Προσκαλέστε την ομάδα. Δώστε σε κάθε άτομο έναν ρόλο: ιδιοκτήτης, διευθυντής, σύμβουλος ή βοηθός. Οι σύμβουλοι βλέπουν μόνο τις επαφές που τους έχουν ανατεθεί, ενώ οι βοηθοί τις βλέπουν όλες, οπότε επιλέξτε ανάλογα με το πώς μοιράζεται τους πελάτες το γραφείο σας.
  3. Εισαγάγετε τα ακίνητά σας. Αποθηκεύστε το υπολογιστικό φύλλο ως CSV ή Excel, ανοίξτε την Εισαγωγή και ανεβάστε το. Το EstateCRM αναγνωρίζει τις περισσότερες επικεφαλίδες στηλών και τις υπόλοιπες τις αντιστοιχίζετε εσείς. Ορίστε σύμβουλο για τις γραμμές που δεν έχουν και πατήστε Έλεγχος αρχείου για να δείτε πόσες γραμμές είναι νέες, πόσες υπάρχουν ήδη και πόσες έχουν σφάλματα, πριν αποθηκευτεί οτιδήποτε. Αν έχετε συνδέσμους φωτογραφιών σε μια στήλη, οι φωτογραφίες κατεβαίνουν στο παρασκήνιο.
  4. Εισαγάγετε τις επαφές σας. Κάντε το ίδιο για αγοραστές, πωλητές, ενοικιαστές και ιδιοκτήτες. Οι επαφές αναγνωρίζονται από το email ή το τηλέφωνο και τα ακίνητα από τον κωδικό, και επιλέγετε αν οι υπάρχουσες εγγραφές θα παραλειφθούν ή θα ενημερωθούν. Οι γραμμές με σφάλματα μένουν εκτός. Τις κατεβάζετε, τις διορθώνετε και εισάγετε ξανά αυτό το μικρό αρχείο.
  5. Προσθέστε πηγές πελατών και ετικέτες. Καταγράψτε από πού έρχονται οι πελάτες, όπως πύλες ακινήτων, η ιστοσελίδα σας ή συστάσεις, ώστε οι αναφορές να δείχνουν τι αποδίδει.
  6. Καταγράψτε τις ζητήσεις των ενεργών αγοραστών. Ξεκινήστε από τους αγοραστές με τους οποίους δουλεύετε αυτόν τον μήνα. Οι αντιστοιχίσεις εμφανίζονται μόλις αποθηκευτεί κάθε ζήτηση.

Η εισαγωγή δεν στέλνει ποτέ email στους πελάτες σας. Τα ακίνητα που εισάγονται αντιστοιχίζονται αμέσως με τις ζητήσεις, αλλά καμία αυτόματη ειδοποίηση δεν φεύγει λόγω εισαγωγής, οπότε εσείς αποφασίζετε πότε θα στείλετε κάτι.

Για να γίνει συνήθεια

Ένα νέο σύστημα βοηθά μόνο αν η ομάδα το χρησιμοποιεί κάθε μέρα. Μερικές συνήθειες κάνουν τη διαφορά:

  • καλείτε, στέλνετε WhatsApp ή email στους πελάτες από τα κουμπιά της σελίδας της επαφής, που καταγράφουν κάθε μήνυμα στο ιστορικό για εσάς
  • καταγράφετε το αποτέλεσμα μετά από κάθε υπόδειξη, κάτι που ενημερώνει και την αντιστοίχιση του αγοραστή
  • μετακινείτε τις κάρτες των συμφωνιών μόλις συμβεί κάτι, ώστε η ροή συμφωνιών να λέει την αλήθεια
  • ρυθμίζετε την κατανομή αιτημάτων και προωθείτε τα email των πυλών στην ιδιωτική διεύθυνση αιτημάτων του γραφείου, ώστε κάθε νέο αίτημα να μπαίνει στη λίστα ενός συμβούλου ως εργασία απάντησης

Βοηθά και ο πίνακας ελέγχου. Κάθε σύμβουλος ανοίγει το EstateCRM και βλέπει τις σημερινές υποδείξεις, τις εκπρόθεσμες εργασίες και τις νέες αντιστοιχίσεις που περιμένουν αποστολή, οπότε ξέρει πάντα ποιο είναι το επόμενο βήμα.

Μιλήστε μας για τη μετάβασή σας

Αν το γραφείο σας δουλεύει σήμερα με υπολογιστικά φύλλα, μια παρουσίαση είναι καλό σημείο εκκίνησης. Κλείστε τη στο estatecrm.cy, φέρτε ένα δείγμα από το αρχείο των ακινήτων σας και θα σας δείξουμε πώς θα περνούσε στο σύστημα.