Κάθε σύμβουλος ξέρει την ιστορία. Δείχνετε σε έναν αγοραστή τρία σπίτια ένα Σάββατο. Λίγες εβδομάδες μετά, ένα από αυτά πωλείται, το όνομα του αγοραστή είναι στο συμβόλαιο και το γραφείο σας δεν αναφέρεται πουθενά. Ο αγοραστής λέει ότι βρήκε το σπίτι αλλού ή ότι πήγε κατευθείαν στον ιδιοκτήτη. Χωρίς καταγραφή της γνωριμίας, μένει ο λόγος σας απέναντι στον δικό του.

Ένα υπογεγραμμένο έντυπο υπόδειξης αλλάζει αυτή τη συζήτηση. Είναι ένα απλό έγγραφο: αυτά είναι τα ακίνητα που σας δείξαμε, και εσείς το επιβεβαιώνετε με την υπογραφή σας. Πολλά γραφεία το έκαναν σε χαρτί, και το χαρτί ξεχνιέται στο αυτοκίνητο, μένει χωρίς υπογραφή ή χάνεται σε ένα συρτάρι. Το EstateCRM μεταφέρει όλη τη διαδικασία στο κινητό που ήδη κρατάτε.

Γιατί μετρά ένα υπογεγραμμένο έντυπο

Το έντυπο υπόδειξης αποδεικνύει ότι το γραφείο σας γνώρισε στον πελάτη τα συγκεκριμένα ακίνητα. Αυτή η καταγραφή προστατεύει την προμήθειά σας αν κάποιος προσπαθήσει να σας παρακάμψει, είτε είναι ο αγοραστής, είτε ο ιδιοκτήτης, είτε άλλο γραφείο.

Κρατά επίσης τα πράγματα ξεκάθαρα για τον πελάτη. Βλέπει ακριβώς ποια ακίνητα του δείξατε και διαβάζει τη δήλωση πριν υπογράψει. Τίποτα δεν κρύβεται σε ψιλά γράμματα.

Και βοηθά την ίδια την ομάδα σας. Όταν προκύψει μια ερώτηση μήνες αργότερα, η απάντηση βρίσκεται στην καρτέλα του πελάτη, με το όνομα, την ώρα και τη λίστα των ακινήτων. Κανείς δεν χρειάζεται να βασιστεί στη μνήμη του.

Μια σημείωση για το κείμενο: τη δήλωση την ορίζει ο ιδιοκτήτης του γραφείου, και καλό είναι να την ελέγξει ο δικηγόρος σας. Η αξία ενός υπογεγραμμένου εντύπου εξαρτάται από αυτό το κείμενο και από τους κανόνες του τόπου όπου εργάζεστε, οπότε φροντίστε να είναι σωστό μία φορά και χρησιμοποιήστε το πάντα.

Πώς λειτουργεί

Όλα ξεκινούν από τη σελίδα της επαφής του πελάτη στο EstateCRM.

  1. Στα Έντυπα υπόδειξης πατήστε Νέο έντυπο. Τα ακίνητα που είδε πρόσφατα ο πελάτης είναι ήδη επιλεγμένα, και μπορείτε να προσθέσετε όσα του στείλατε ή του άρεσαν.
  2. Πατήστε Δημιουργία εντύπου.
  3. Δώστε του το κινητό σας και πατήστε Υπογραφή σε αυτή τη συσκευή. Αν ο πελάτης δεν είναι μαζί σας, πατήστε Αποστολή συνδέσμου και στείλτε τον με αντιγραφή, WhatsApp, SMS ή email.

Στο κινητό, ο πελάτης διαβάζει τη λίστα των ακινήτων και τη δήλωση, γράφει το ονοματεπώνυμό του, υπογράφει με το δάχτυλο (ή με το ποντίκι σε υπολογιστή) και επιβεβαιώνει ότι συμφωνεί.

Μόλις υπογραφεί, το έντυπο δείχνει Υπογράφηκε με το όνομα του πελάτη και την ώρα. Εμφανίζεται κουμπί PDF, ώστε το γραφείο να έχει αντίγραφο στον φάκελο. Ο πελάτης λαμβάνει αντίγραφο με email, αν έχει διεύθυνση, και προστίθεται σημείωση στο ιστορικό του.

Τι κάνει την καταγραφή αξιόπιστη

Μερικές λεπτομέρειες κάνουν το υπογεγραμμένο έντυπο κάτι στο οποίο μπορείτε να βασιστείτε αργότερα:

  • Το κείμενο «κλειδώνει». Ο ιδιοκτήτης του γραφείου ορίζει το κείμενο στις Ρυθμίσεις γραφείου. Αν αλλάξει αργότερα, τα έντυπα που έχουν ήδη υπογραφεί κρατούν το κείμενο με το οποίο υπογράφηκαν.
  • Οι σύνδεσμοι λήγουν. Ένας σύνδεσμος χωρίς υπογραφή ισχύει 7 ημέρες, και μπορείτε να τον ανακαλέσετε νωρίτερα αν αλλάξουν τα σχέδια.
  • Όλα βρίσκονται σε ένα σημείο. Το έντυπο είναι στην επαφή του πελάτη, δίπλα στις υποδείξεις, τις κλήσεις και τα μηνύματα, ώστε η ιστορία της σχέσης να διαβάζεται με τη σειρά.

Να γίνει μέρος κάθε υπόδειξης

Το έντυπο αποδίδει όταν γίνεται συνήθεια, στο τέλος κάθε μέρας υποδείξεων. Μερικές πρακτικές ιδέες:

  • Προγραμματίζετε τις υποδείξεις στο CRM. Όταν μια υπόδειξη είναι καταχωρισμένη με τον πελάτη και το ακίνητο, το έντυπο επιλέγει αυτά τα ακίνητα για εσάς. Λιγότερη πληκτρολόγηση, λιγότερα λάθη.
  • Υπογραφή στο τελευταίο ακίνητο. Δίπλα στο αυτοκίνητο, μετά την τελευταία υπόδειξη, είναι η πιο φυσική στιγμή. Ο πελάτης μόλις τα είδε όλα και τα θυμάται καθαρά.
  • Εξηγήστε το με μία πρόταση. «Απλώς επιβεβαιώνει ποια σπίτια είδαμε σήμερα, και θα λάβετε αντίγραφο με email.» Οι περισσότεροι πελάτες υπογράφουν πρόθυμα κάτι τόσο απλό.
  • Στείλτε σύνδεσμο σε πελάτες που δεν είναι μαζί σας. Ένας αγοραστής που είδε τα ακίνητα με συνάδελφό σας μπορεί να υπογράψει από το δικό του κινητό.
  • Καταγράψτε και το αποτέλεσμα. Μετά την υπόδειξη, σημειώστε την ως ολοκληρωμένη και επιλέξτε αποτέλεσμα, όπως Ενδιαφέρεται ή Δεν ενδιαφέρεται. Το έντυπο καλύπτει τη γνωριμία, και το αποτέλεσμα κρατά ακριβείς τις αντιστοιχίσεις του πελάτη.
  • Υπενθυμίστε όταν ένας σύνδεσμος μένει χωρίς υπογραφή. Αν περιμένει ακόμη μετά από μία ή δύο μέρες, ένα φιλικό μήνυμα συνήθως αρκεί, πολύ πριν περάσουν οι 7 ημέρες.

Χαρτί ή κινητό

Η ιδέα του εντύπου υπόδειξης είναι παλιά και σωστή. Στο κινητό αλλάζουν όλα όσα γίνονται γύρω της. Η λίστα των ακινήτων έρχεται από το CRM, άρα είναι πλήρης και γραμμένη σωστά. Η υπογραφή, το όνομα και η ώρα καταγράφονται μαζί. Το PDF αρχειοθετείται στην καρτέλα του πελάτη τη στιγμή της υπογραφής, και ο πελάτης έχει το δικό του αντίγραφο με email. Δεν υπάρχει τίποτα να σκανάρετε, τίποτα να ξαναγράψετε και κανένας φάκελος να ψάξετε όταν το χρειαστείτε.

Ένα μικρό βήμα που προστατεύει τη δουλειά σας

Ένα υπογεγραμμένο έντυπο υπόδειξης θέλει μια στιγμή στο τέλος της υπόδειξης και μπορεί να σώσει μια προμήθεια μήνες αργότερα. Αν θέλετε να δείτε τη διαδικασία σε πραγματικό κινητό, κλείστε μια παρουσίαση στο https://estatecrm.cy και θα σας δείξουμε πώς ταιριάζει στις υποδείξεις σας.