Ένα μεσιτικό γραφείο κρατά πολλές ευαίσθητες πληροφορίες: τηλέφωνα και email πελατών, τι μπορεί να διαθέσει ο καθένας, στοιχεία ιδιοκτητών, σημειώσεις από δύσκολες διαπραγματεύσεις. Οι πελάτες σάς τις εμπιστεύονται, και αν χαθούν ή φτάσουν σε λάθος χέρια, η εμπιστοσύνη χάνεται γρήγορα.

Η καλή ασφάλεια είναι συνδυασμός σωστών εργαλείων και μερικών καθημερινών συνηθειών. Δείτε τι κάνει το EstateCRM για να προστατεύσει τα δεδομένα του γραφείου σας και τι μπορεί να κάνει η ομάδα σας παράλληλα.

Σύνδεση δύο βημάτων, για έναν ή για όλο το γραφείο

Οι κωδικοί πρόσβασης επαναχρησιμοποιούνται, μαντεύονται και υποκλέπτονται. Η σύνδεση δύο βημάτων προσθέτει έναν δεύτερο έλεγχο. Μετά τον κωδικό, το EstateCRM ζητά έναν 6ψήφιο κωδικό από εφαρμογή επαλήθευσης στο κινητό, οπότε ένας κλεμμένος κωδικός μόνος του δεν αρκεί για είσοδο.

Ο καθένας την ενεργοποιεί στο Το προφίλ μου, σαρώνει έναν κωδικό QR και αποθηκεύει 8 κωδικούς ανάκτησης για την περίπτωση που χάσει το κινητό του. Ο ιδιοκτήτης του γραφείου δεν χρειάζεται να βασίζεται στη μνήμη όλων. Στις ρυθμίσεις ασφαλείας του γραφείου μπορεί να κάνει τη σύνδεση δύο βημάτων υποχρεωτική για όλους.

Οι σύμβουλοι βλέπουν τους δικούς τους πελάτες, εκτός αν αποφασίσετε αλλιώς

Δεν χρειάζεται να βλέπουν όλοι τα πάντα. Στο EstateCRM όσοι έχουν τον ρόλο Σύμβουλος βλέπουν μόνο τις επαφές που τους έχουν ανατεθεί. Ιδιοκτήτες και διευθυντές βλέπουν όλες τις επαφές, και αν οι σύμβουλοί σας μοιράζονται τους πελάτες τους, μπορείτε να τους δώσετε τον ρόλο Βοηθός.

Το μενού δείχνει στον καθένα μόνο τις σελίδες που μπορεί να χρησιμοποιήσει, και κάθε κανόνας ελέγχεται στον διακομιστή, οπότε ένα κρυμμένο κουμπί δεν είναι ποτέ η μόνη προστασία. Η χρέωση και οι ρυθμίσεις του γραφείου μένουν στον ιδιοκτήτη.

Όταν κάποιος φεύγει, τον απενεργοποιείτε από τη σελίδα της ομάδας. Αποσυνδέεται αμέσως, και τα ακίνητα, οι επαφές και το ιστορικό του μένουν στο γραφείο.

Καταγραφή κάθε αλλαγής

Οι αλλαγές σε ακίνητα, επαφές και ζητήσεις καταγράφονται με την παλιά και τη νέα τιμή, ποιος τις έκανε και πότε. Αν μια τιμή ή ένα τηλέφωνο αλλάξει απρόσμενα, βλέπετε ακριβώς τι έγινε. Λειτουργεί και αποτρεπτικά, γιατί όλοι προσέχουν περισσότερο όταν οι αλλαγές φαίνονται.

Τα δεδομένα κάθε γραφείου διαχωρίζονται μέσα στην ίδια τη βάση δεδομένων, όχι μόνο στην εφαρμογή, και οι συνδέσεις με το EstateCRM είναι κρυπτογραφημένες.

Καθημερινά αντίγραφα ασφαλείας και πλήρης εξαγωγή όποτε θέλετε

Το EstateCRM κρατά αντίγραφα ασφαλείας κάθε μέρα, ώστε μια τεχνική βλάβη να μη σημαίνει χαμένη δουλειά.

Τα δεδομένα σας μένουν δικά σας. Ο ιδιοκτήτης του γραφείου μπορεί να κατεβάσει πλήρες αντίγραφο οποιαδήποτε στιγμή, ακόμη και μετά τη λήξη της συνδρομής. Η εξαγωγή ετοιμάζεται στο παρασκήνιο και έρχεται ως αρχείο ZIP με ένα υπολογιστικό φύλλο για κάθε είδος εγγραφής, όπως επαφές, ζητήσεις, ακίνητα, ενέργειες, συμφωνίες, αιτήματα και το ιστορικό αλλαγών, μαζί με λίστα κάθε φωτογραφίας και εγγράφου με σύνδεσμο λήψης. Κωδικοί πρόσβασης και κλειδιά ασφαλείας δεν περιλαμβάνονται ποτέ.

Αν λήξει η πρόσβαση ενός γραφείου, τα δεδομένα του φυλάσσονται 30 ημέρες και ο ιδιοκτήτης ειδοποιείται με email πριν από την ημερομηνία. Μετά διαγράφονται οριστικά.

Καλές συνήθειες ασφάλειας για γραφεία

Τα εργαλεία φτάνουν ως ένα σημείο. Αυτές οι συνήθειες κλείνουν τα περισσότερα κενά που μένουν:

  • Κάντε υποχρεωτική τη σύνδεση δύο βημάτων για όλο το γραφείο και ρυθμίστε τη την πρώτη μέρα κάθε νέου συναδέλφου.
  • Δίνετε τον μικρότερο ρόλο που αρκεί. Ξεκινήστε τους νέους ως συμβούλους και διευρύνετε την πρόσβαση όταν υπάρχει λόγος.
  • Απενεργοποιείτε όσους φεύγουν την τελευταία τους μέρα, όχι έναν μήνα αργότερα όταν το θυμηθεί κάποιος.
  • Μη μοιράζεστε λογαριασμούς. Ο καθένας έχει τον δικό του, ώστε το ιστορικό αλλαγών να έχει νόημα.
  • Κρατάτε τα στοιχεία των πελατών μέσα στο CRM, όχι σε προσωπικά υπολογιστικά φύλλα ή σε ομαδικές συνομιλίες σε ιδιωτικά κινητά.
  • Κλειδώνετε κινητά και φορητούς υπολογιστές και αποσυνδέεστε από κοινόχρηστους υπολογιστές του γραφείου.
  • Να είστε καχύποπτοι με όποιον ζητά κωδικούς. Κανείς από την ομάδα σας ή από τον πάροχο του λογισμικού σας δεν χρειάζεται τον κωδικό μιας χρήσης σας.
  • Φυλάξτε τους κωδικούς ανάκτησης σε ασφαλές σημείο, χωριστά από το κινητό που καλύπτουν.
  • Κατεβάζετε πού και πού μια εξαγωγή, ώστε να ξέρετε πώς είναι τα δεδομένα σας και πού βρίσκονται.

Οι πιο αυστηρές ρυθμίσεις δεν βοηθούν αν ένας κοινός κωδικός είναι κολλημένος σε ένα χαρτάκι. Συζητήστε αυτές τις συνήθειες σε μια συνάντηση της ομάδας, προσθέστε τες στη λίστα υποδοχής νέων συναδέλφων και ελέγχετε κάθε λίγους μήνες ποιος έχει πρόσβαση. Θέλει λίγο χρόνο και γλιτώνει πολλά προβλήματα.

Οι πελάτες σπάνια ρωτούν πώς προστατεύετε τα στοιχεία τους, αλλά το καταλαβαίνουν όταν κάτι πάει στραβά. Τα σωστά βασικά είναι μέρος του να είστε ένα γραφείο που εμπιστεύονται.

Μιλήστε μας για τη δική σας οργάνωση

Αν θέλετε να δείτε πώς λειτουργούν οι ρόλοι, η σύνδεση δύο βημάτων και η εξαγωγή δεδομένων σε μια ομάδα σαν τη δική σας, κλείστε μια παρουσίαση στο estatecrm.cy.