Ρωτήστε τους περισσότερους ιδιοκτήτες γραφείων πόσο αξίζει η ροή συμφωνιών τους αυτόν τον μήνα, και θα ακολουθήσει μια σκεπτική παύση και μετά μια εκτίμηση. Η πληροφορία υπάρχει, σκορπισμένη στα σημειωματάρια των συμβούλων, σε ένα υπολογιστικό φύλλο που κάποιος ενημερώνει κάθε Παρασκευή και σε μερικές συνομιλίες. Η συγκέντρωσή της θέλει χρόνο, και μέχρι να τελειώσει έχει ήδη παλιώσει.

Μια ροή συμφωνιών συγκεντρώνει σε ένα σημείο κάθε πώληση και ενοικίαση που δουλεύετε, με το στάδιο στο οποίο βρίσκεται και την προμήθεια που φέρνει. Στο EstateCRM αυτό είναι ο πίνακας Συμφωνίες.

Από το πρώτο ενδιαφέρον ως το συμβόλαιο

Μια συμφωνία είναι μια πώληση ή ενοικίαση που προσπαθείτε να κλείσετε: ένας πελάτης, συνήθως ένα ακίνητο, μια αξία, μια προμήθεια και ένα στάδιο. Τη δημιουργείτε από τον πίνακα Συμφωνίες ή από την ενότητα Συμφωνίες μιας επαφής ή ενός ακινήτου, όπου ο πελάτης ή το ακίνητο συμπληρώνεται αυτόματα.

Αν αφήσετε κενές την αξία και την προμήθεια, λαμβάνονται από το ακίνητο. Η προμήθεια μπορεί να είναι ποσοστό ή σταθερό ποσό. Ορίζετε αναμενόμενη ημερομηνία κλεισίματος και τον υπεύθυνο σύμβουλο, και η πιθανότητα επιτυχίας ακολουθεί το στάδιο.

Τα αρχικά στάδια είναι Νέο ενδιαφέρον, Υπόδειξη, Προσφορά, Διαπραγμάτευση και Κράτηση / συμβόλαιο. Κάθε ανοιχτή συμφωνία είναι μια κάρτα στη στήλη της, και τη σύρετε στην επόμενη στήλη όσο προχωρούν τα πράγματα. Με κλικ σε μια κάρτα βλέπετε την αξία, την προμήθεια, τις ενέργειες και τα επόμενα βήματα του σταδίου.

Στο πάνω μέρος του πίνακα φαίνεται η ανοιχτή προμήθεια, και σταθμισμένη με την πιθανότητα κάθε συμφωνίας. Μια συμφωνία στο στάδιο της προσφοράς μετρά περισσότερο από μια που μόλις ξεκίνησε, έτσι το σταθμισμένο ποσό δίνει μια ρεαλιστική εικόνα του τι θα φέρει πιθανότατα η ροή.

Όταν κλείνει μια συμφωνία, τη σύρετε στο Κερδισμένη ή στο Χαμένη. Όταν σημειώνετε μια συμφωνία ως κερδισμένη, μπορείτε ταυτόχρονα να σημειώσετε το ακίνητο ως πωλημένο ή ενοικιασμένο, και η προμήθεια μετρά στις αναφορές εκείνου του μήνα. Για μια χαμένη συμφωνία σημειώνετε τον λόγο, για παράδειγμα αγόρασε αλλού ή δεν εγκρίθηκε το δάνειο. Με τον καιρό, αυτές οι σημειώσεις δείχνουν πού χάνονται οι συμφωνίες.

Ροές που ταιριάζουν στον τρόπο που δουλεύετε

Κάθε γραφείο δουλεύει λίγο διαφορετικά, γι' αυτό οι ιδιοκτήτες και οι διευθυντές προσαρμόζουν τη ροή στις Ροές συμφωνιών, στη Διαχείριση:

  • μετονομάζουν ή προσθέτουν στάδια
  • ορίζουν την πιθανότητα επιτυχίας κάθε σταδίου
  • προσθέτουν επόμενα βήματα, μια λίστα ελέγχου ανά στάδιο, όπως «Αντίγραφο διαβατηρίου», «Υπογραφή συμφωνητικού κράτησης» ή «Λήψη προκαταβολής»
  • δημιουργούν ξεχωριστές ροές, για παράδειγμα μία για πωλήσεις και μία για ενοικιάσεις

Κάθε ροή τελειώνει σε Κερδισμένη και Χαμένη, ώστε τα αποτελέσματα να συγκρίνονται. Οι λίστες ελέγχου βοηθούν ιδιαίτερα τους νεότερους συμβούλους, που ανοίγουν μια συμφωνία και βλέπουν ακριβώς τι χρειάζεται το στάδιο.

Κατανομή προμήθειας μεταξύ συμβούλων

Σε πολλές πωλήσεις συμμετέχουν περισσότεροι από ένας. Ένας σύμβουλος έφερε το ακίνητο, άλλος βρήκε τον αγοραστή, και ίσως ένας εξωτερικός μεσίτης σύστησε τον πελάτη. Το EstateCRM το καταγράφει στην Κατανομή προμήθειας της συμφωνίας.

Προσθέτετε κάθε άτομο, μέλος της ομάδας ή κάποιον εκτός ομάδας, με μερίδιο και ρόλο: πλευρά ακινήτου, πλευρά αγοραστή, σύσταση ή άλλο. Όποιο μερίδιο δεν δίνεται σε μέλος της ομάδας μένει στο γραφείο. Χωρίς κατανομή, όλη η προμήθεια πιστώνεται στον σύμβουλο της συμφωνίας.

Ας πούμε ότι ένας σύμβουλος αναλαμβάνει μια βίλα και μια συνάδελφός του βρίσκει τον αγοραστή. Καταγράφουν 50% πλευρά ακινήτου και 50% πλευρά αγοραστή. Όταν η συμφωνία κερδηθεί, κάθε μισό μετρά για τον σύμβουλό του στις αναφορές και στους μηνιαίους στόχους του. Όλοι βλέπουν πώς μοιράστηκε η προμήθεια, και γλιτώνετε δύσκολες κουβέντες στο τέλος του μήνα.

Στόχοι και αναφορές

Στις Αναφορές, οι ιδιοκτήτες και οι διευθυντές ορίζουν μηνιαίους στόχους για κάθε σύμβουλο: προμήθεια, κερδισμένες συμφωνίες, νέα ακίνητα και υποδείξεις. Κάθε σύμβουλος βλέπει τους στόχους του μήνα στον δικό του πίνακα ελέγχου, με την πρόοδο, για παράδειγμα «3 από 5».

Η καρτέλα Επισκόπηση συγκεντρώνει τα υπόλοιπα για την περίοδο που επιλέγετε: προμήθεια που κερδήθηκε, ποσοστό επιτυχίας, την ανοιχτή ροή ανά στάδιο σταθμισμένη με την πιθανότητα, και για κάθε σύμβουλο ακίνητα, επαφές, υποδείξεις, ανοιχτές και κερδισμένες συμφωνίες και προμήθεια, με λήψη σε CSV. Η προμήθεια μετρά τον μήνα που η συμφωνία σημειώνεται ως κερδισμένη και ακολουθεί την κατανομή. Για διαφορετική ματιά, οι προσαρμοσμένες αναφορές σας αφήνουν να επιλέξετε τι μετράτε, πώς το ομαδοποιείτε και αν θα το δείτε ως γράφημα ή πίνακα.

Συνήθειες που κρατούν τους αριθμούς αληθινούς

  • Μετακινείτε τις κάρτες μόλις συμβεί κάτι. Το σταθμισμένο ποσό είναι τόσο ακριβές όσο και τα στάδια πίσω του.
  • Καταγράψτε την κατανομή όταν ξεκινά η συμφωνία, όσο όλοι θυμούνται ποιος έκανε τι.
  • Σημειώνετε πάντα γιατί χάθηκε μια συμφωνία. Μέσα σε λίγους μήνες φαίνονται τα μοτίβα.
  • Κρατάτε ρεαλιστικές ημερομηνίες κλεισίματος. Ενημερώνετέ τις όταν καθυστερεί μια ολοκλήρωση.
  • Κοιτάξτε τον πίνακα μαζί κάθε εβδομάδα. Δέκα λεπτά για τις συμφωνίες που έχουν κολλήσει συχνά αρκούν για να προχωρήσουν αρκετές.

Δείτε όλη τη ροή σας σε ένα σημείο

Αν η ροή συμφωνιών σας ζει ακόμη σε υπολογιστικά φύλλα και στη μνήμη, κλείστε μια παρουσίαση στο https://estatecrm.cy και θα σας δείξουμε συμφωνίες, κατανομές, στόχους και αναφορές.